Чек-лист рабочего места для нового сотрудника: компьютер, доступы, почта и печать

Что происходит, когда рабочее место готовят «по ходу»

Что проверить до выхода, ничего не покупая

1. Заявка от руководителяРоль, дата выхода, адрес (офис, удалёнка, несколько площадок), список программ и сервисов, папки и базы, нужен ли телефон, печать, подпись для ЭДО. Без заявки рабочее место собирается «как у соседа» — вместе с его лишними доступами.
2. Свободная техникаЕсть ли в перечне свободный компьютер или ноутбук, в каком он состоянии: тип диска, память, возраст, проходит ли проверку на Windows 11. Старый компьютер с жёстким диском нового сотрудника не ускорит.
3. Шаблон учётных записей по ролиКакие учётные записи нужны менеджеру, бухгалтеру, складу: домен или локальная, почта, 1С, CRM, общие папки, VPN. Шаблон избавляет от вопроса «а что ему дать» и от доступов «на всякий случай».
4. ЛицензииСвободные места в подписке на офисный пакет, антивирус, 1С и облачные сервисы. В Microsoft 365 и Яндекс 360 лицензия назначается учётной записи при создании — если мест нет, почта не заработает.
5. МестоРозетка, сетевая розетка или Wi‑Fi, монитор, гарнитура для звонков, место для принтера. Это проверяется за десять минут, а выясняется обычно в день выхода.

Чек-лист по шагам

1. Компьютер и система

Чистая установка Windows или развёртывание из образа компании, все обновления, драйверы, имя компьютера по правилу организации, запись в перечне техники. Ноутбуку — шифрование диска: BitLocker в Windows защищает весь том, и Microsoft прямо называет его средством от утечки данных с потерянного или украденного устройства; ключ восстановления хранится у компании (в Entra ID или Active Directory), а не у сотрудника. Если компьютер достался от прошлого сотрудника, его данные уходят в архив компании, а система ставится заново.

Как проверить: компьютер загружается под новой учётной записью, обновления установлены, в перечне техники есть строка с ответственным.

2. Учётная запись и права

Стандартная учётная запись, не администратор: контроль учётных записей (UAC) в Windows рассчитан на то, что все пользователи работают со стандартными правами, а программы, которым нужны права администратора, запрашивают их отдельно. Пароль — временный, с обязательной сменой при первом входе; передаётся лично или через менеджер паролей, не в чате. Где есть двухфакторная проверка (почта, облако, клиент-банк), включается сразу. Для операторов персональных данных заведение, активация, блокирование и уничтожение учётных записей — отдельная мера защиты по приказу ФСТЭК № 21 (УПД.1), то есть процесс должен быть описан, а не держаться в голове.

Как проверить: сотрудник не может установить программу без запроса пароля администратора; пароль сменён при первом входе.

3. Почта и календарь

В Microsoft 365 пользователь создаётся в центре администрирования с назначением лицензии; в Яндекс 360 аккаунты создают вручную, списком или приглашением, и у приглашённых аккаунтов нельзя менять настройки и блокировать их — только удалять. Почта настраивается на компьютере и телефоне, сотрудник добавляется в группы рассылки и общий календарь, подпись — по шаблону компании. Личная почта для рабочих сервисов не используется: при увольнении её нельзя ни заблокировать, ни переадресовать.

Как проверить: письмо на общий адрес отдела приходит новому сотруднику; календарь встреч открывается на телефоне.

4. Доступы по роли

Общие папки, базы 1С, CRM, клиент-банк, система ЭДО, облачные документы — только то, что нужно роли. Электронная подпись и токен ЭДО оформляются на сотрудника, а не выдаются «общие», и это отдельный процесс с удостоверяющим центром. Для доступа к персональным данным клиентов и сотрудников закон требует от оператора правовых, организационных и технических мер защиты (152-ФЗ, статья 19): список, кто и к чему имеет доступ, — минимальная из них.

Как проверить: сотрудник открывает нужные папки и базы и не видит лишних; доступ записан в реестр доступов.

5. Печать и периферия

Сетевой принтер или МФУ подключается по адресу, а не «через компьютер коллеги», сканирование в папку или на почту проверяется одним тестом. Гарнитура, веб-камера, второй монитор — по заявке. Расходные материалы и картриджи — отдельная статья, не часть настройки.

Как проверить: тестовая страница напечаталась, скан пришёл в папку.

6. Антивирус и обновления

Корпоративный антивирус установлен и подключён к консоли, обновления Windows и программ включены, а их установка перенесена на нерабочее время. «Бесплатный антивирус» сотрудника рядом с корпоративным не ставится — два антивируса замедляют компьютер и мешают друг другу.

Как проверить: компьютер виден в консоли антивируса; дата последнего обновления — сегодняшняя.

7. Удалённая поддержка и VPN

Агент удалённого подключения установлен и проверен — иначе первая же заявка превращается в выезд. Если сотрудник работает из дома или с другой площадки, ему выдаётся личный VPN-доступ по учётной записи, который можно отозвать при увольнении, а не общий ключ «для удалённых».

Как проверить: инженер подключился удалённо по заявке; VPN поднимается с домашнего компьютера под личной учётной записью.

8. Передача и инструктаж

Куда писать заявки и по какому номеру звонить, как менять пароль, что нельзя ставить самому. Перечень техники и реестр доступов обновлены, акт приёма техники подписан. Через неделю — короткая проверка: что не работает, что не выдали, какие доступы оказались лишними.

Как проверить: в перечне техники и реестре доступов есть новая строка с датой; сотрудник знает номер заявок.

Порядок на неделю: безопасная последовательность

1. За неделю: получить заявку от руководителя и сверить её с шаблоном доступов по роли.
2. За неделю: проверить свободную технику и лицензии; если техники нет — заказать, а не отдавать «от уволившегося».
3. За три дня: подготовить компьютер — чистая установка или образ, обновления, антивирус, агент удалённой поддержки, запись в перечне.
4. За три дня: создать учётные записи с временными паролями и назначить лицензии.
5. За день: выдать доступы к папкам, базам и сервисам по роли, настроить почту и принтер, проверить место и сеть.
6. В первый день: передать пароли лично, пройти смену пароля и двухфакторную проверку вместе с сотрудником.
7. В первый день: проверить почту на телефоне, печать, нужные базы — одним коротким тестом каждого пункта.
8. В первый день: подписать акт приёма техники и рассказать, куда писать заявки.
9. Через неделю: спросить, чего не хватает, и убрать лишние доступы.
10. При увольнении: пройти обратный список ниже в тот же день.

Когда сотрудник уходит: обратный чек-лист

Порядок такой же, но в обратную сторону, и срочнее: заблокировать вход в учётные записи в день увольнения, сохранить почту и файлы, переадресовать письма на руководителя или коллегу, снять лицензию, отозвать VPN и доступы к облачным сервисам, удалить корпоративные данные с личного телефона, забрать технику и токены подписи, обновить перечень. Microsoft для Microsoft 365 описывает ту же последовательность: блокировка входа, сохранение данных почтового ящика и OneDrive, переадресация, удаление с устройств — и предупреждает, что после удаления учётной записи содержимое OneDrive доступно ограниченное время, поэтому права на файлы передают коллеге до удаления. В Яндекс 360 аккаунт сотрудника блокируется, и почта после блокировки работает по описанным в справке правилам — их стоит прочитать до того, как заблокировать главного бухгалтера.

Когда остановиться и вызвать инженера

• сотрудников выходит несколько в месяц, а перечня техники и шаблона доступов нет;
• техника досталась от прошлого подрядчика или уволившегося администратора, паролей администратора нет;
• нужны шифрование ноутбуков, двухфакторная проверка и реестр доступов «с нуля»;
• компания работает с персональными данными клиентов — клиника, учебный центр, кадровое агентство — и доступы надо описать под требования 152-ФЗ;
• уволившийся сотрудник сохранил доступ к почте, облаку или клиент-банку, и неизвестно, к чему ещё;
• нужны VPN для удалённых сотрудников и общие ресурсы на сервере.

Что подготовить перед обращением

• сколько рабочих мест и сколько сотрудников приходит и уходит в месяц;
• какие сервисы используются: почта, 1С, CRM, клиент-банк, облако;
• есть ли перечень техники, реестр доступов и пароли администратора;
• кто обслуживает технику сейчас.

Мы обслуживаем рабочие места организаций в Санкт-Петербурге и Ленинградской области: готовим рабочие места к выходу новых сотрудников, ведём учётные записи и доступы при приёме, переводе и увольнении, перечень техники и реестр доступов храним у компании, а не у себя. Заявки принимаем в будни с 10:00 до 19:00, реагируем в течение 30 минут, большинство задач решаем удалённо. Перед договором — обследование.